Position: Secrétaire de la Société d’Agriculture du Comté de Stanstead
Lieu: 977 Rue Main, Ayer’s Cliff, Québec
Rôle: Toute l’année / Temps partiel
Fonction de bureau : ce rôle exige que l’environnement de travail soit un mélange de travail à domicile et sur le site.

A propos

L’Exposition d’Ayer’s Cliff est le nom commun de l’exposition annuelle de la Société d’Agriculture du Comté de Stanstead, l’une des plus anciennes expositions au Québec, fonctionnant sans interruption pendant 175 ans jusqu’à la pandémie de la COVID-19 en 2020. L’exposition attire environ 25 000 visiteurs chaque année et propose un large éventail d’activités: jugements d’animaux et de cultures, spectacles équestres, artisans locaux et artisanat, programmes pour enfants et jeunes ainsi qu’un assortiment de divertissements (manèges, courses de chevaux, balades en tracteurs, spectacles musicaux et démonstrations culturelles).

Notre mission est de promouvoir l’importance de l’agriculture, de l’horticulture et des artisans locaux en célébrant notre histoire et en encourageant l’avancement technologique de l’agriculture pour les générations futures en rassemblant les exposants, les familles et les personnes de tous âges des communautés agricoles, rurales et urbaines.

Notre vision

· Accroître l’impact et la sensibilisation du public à l’importance de la Société d’agriculture du comté de Stanstead parmi sur nos communautés locales et l’avenir de l’agriculture et de l’horticulture.
· Soutenir la prospérité durable des communautés locales et de l’agriculture par le partage d’idées, des connaissances et d’expériences.
· Développer la prochaine génération de fermes et de bénévoles en partenariat avec 4H/AJRQ et d’autres organisations agricoles.
· Assurer la vitalité et la sécurité de la Société, à perpétuité.
· Attirer de nouveaux exposants et visiteurs dans les Cantons de l’Est et dans notre village grâce à une programmation attirante, des jugements d’animaux de nature amicale ainsi que du divertissement.
· Promouvoir les artisans et les artistes locaux et les interprètes du patrimoine.

Responsabilités du/de la secrétaire

La description de poste de secrétaire est sous la direction du conseil d’administration et du comité exécutif de la Société d’Agriculture du Comté de Stanstead. Le secrétaire est un membre sans droit de vote qui travaille en étroite collaboration avec le trésorier et utilise les compétences associées aux bonnes normes d’administration de bureau pour notre organisme à but non lucratif afin de gérer tous les aspects des opérations de la Société.

Notre secrétaire est le visage public de notre organisation et doit posséder des compétences dans les relations avec le public et rester professionnel dans tous les cas. Le secrétaire doit :

· Préparer l’ordre du jour mensuel des réunions du conseil en collaboration avec le président.
· Assister et enregistrer les procès-verbaux de l’assemblée générale annuelle et de toutes les réunions régulières du conseil d’administration et du comité exécutif. Les procès-verbaux de l’assemblée générale annuelle sont revus et adoptés par le conseil d’administration lors de la prochaine assemblée générale annuelle.
· Tenir à jour les dossiers de la Société et tous les documents officiels de la Société, y compris les procès-verbaux des réunions, les contrats, les statuts et les politiques.
· Soyez le premier point de contact pour la Foire et le conseil d’administration par courriel et par téléphone. Gérer les appels téléphoniques et les courriels en temps opportun.
· Fournir régulièrement des factures et des contrats au trésorier pour la gestion des comptes clients.
· Agir à titre de contact avec le Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ) et d’autres organismes. Aider avec la demande de subvention du MAPAQ et toutes les autres demandes de subvention.
· Assister, s’il y a lieu, aux réunions de l’Association des Expositions Agricoles du Québec (AEAQ) ainsi qu’au congrès annuel de « Canadian Association of Fairs and Exhibitions » (CAFE). Peut également assister à une réunion du MAPAQ dans la région des Cantons-de-l’Est. Peut être appelé à assister à des réunions virtuelles.
· Être au bureau de la foire la semaine précédente et la fin de semaine de la foire pour inscrire les exposants, coordonner avec les présidents des comités leurs besoins et assurer la liaison avec tous les responsables de l’événement et le placement des kiosques et des cantines.
· Travailler avec le programme informatique de gestion de foire Assist-Expo et son fournisseur de services. (Inscriptions en ligne, kiosque, locations, jugements et rapports de primes)
· Gérer la location des boutiques, d’espaces et de terrains. Doit fournir des contrats/factures et obtenir des polices d’assurance.
· Des renseignements plus détaillés sont disponibles sur les tâches hebdomadaires ou mensuelles au moment de l’entrevue.

Expériences / Connaissances

· Doit être bilingue pour communiquer avec les exposants, les commerçants, les commanditaires et les visiteurs. Capable de traduire ou avec un minimum d’assistance.
· Le secrétaire doit être intéressé et passionné, faire preuve de leadership, de positivité et d’autonomie avec un niveau élevé de compétences organisationnelles.
· Travailler en partenariat avec le trésorier.
· Doit posséder des compétences en Word et Excel.
· Capable d’apprendre et de travailler avec le programme informatique de gestion de foire Assist-Expo.
· Soyez coopératif, confidentiel et professionnel.

Salaire & Sommaire des avantages

· Salaire à discuter en fonction de l’expérience.
· Remboursement des frais de déplacement et autres dépenses.
· Travailler à domicile sauf pour les réunions et pendant la semaine de la foire. Environ 500 heures par année.
· Expérience communautaire enrichissante. Possibilité de croissance personnelle et de compétences professionnelles.
· Sorties et événements de conférence.

Si vous souhaitez devenir membre de notre équipe dynamique, veuillez envoyer votre curriculum vitae par courriel à infoexpoacfair1845@gmail.com pour toutes questions, contactez-nous au 819-838-5388